Power Apps

Analyysin teki Appwesome

Power Apps voi olla kiinnostava kokeilu heti ensimmäisellä viikolla: näen siinä keinon muuttaa tuttu, toistuva työvaihe pieneksi sovellukseksi ilman, että aloitan varsinaisesta ohjelmistoprojektista. Ensimmäinen onnistuminen voi syntyä nopeasti, mutta pidemmän päälle tärkeämpi kysymys on, pysyykö sovellus hyödyllisenä, kun alkuinnostus laantuu. Minun mielestäni tämän työkalun arvo näkyy parhaiten silloin, kun se ratkaisee jonkin oikean, usein toistuvan tarpeen eikä jää vain kokeiluksi.

Nopea alku on hyvä, mutta tavoite ratkaisee

Microsoft Corporationin yrityskäyttöön tekemä Power Apps on ilmainen sovellus, jonka ikäraja on PEGI 3. Se on ollut saatavilla 28.4.2016 lähtien, ja nykyinen versio on 3.26043.16. Sovelluksella on yli 10 miljoonaa asennusta, keskiarvo 4,4 ja noin 44 000 arviota. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät vielä sitä, sopiiko työkalu juuri sinun työhösi. Ratkaisevaa on, löytyykö sinulta selkeä prosessi, jota haluat helpottaa.

Jos työpaikalla kirjataan esimerkiksi huoltopyyntöjä, tarkastuksia tai tavaroiden siirtoja, sovellus voi tuoda tiedot yhteen paikkaan ja tehdä kirjaamisesta johdonmukaisempaa. Hyvä lähtökohta on rajata ensimmäinen kokeilu yhteen tehtävään ja yhteen käyttäjäryhmään. Kun tavoite on pieni, huomaat nopeasti, auttaako uusi tapa oikeasti vai lisäsikö se vain yhden työkalun muiden joukkoon.

Arjen käyttö paljastaa, onko sovelluksesta hyötyä

Kuvittele työntekijä, joka käy päivän aikana useissa kohteissa ja kirjaa jokaisesta samanlaiset tiedot. Jos hän joutuu palaamaan myöhemmin muistikirjan tai viestien ääreen siirtämään tiedot taulukkoon, erillinen kirjausnäkymä voi vähentää välikäsiä. Käytännön hyöty ei silloin ole näyttävä ominaisuus vaan se, että tiedot kirjataan työtilanteessa samalla tavalla ja löytyvät myöhemmin helpommin.

Ennen rakentamista kannattaa kuitenkin sopia, mitä tietoja todella tarvitaan, kuka niitä käyttää ja kuka korjaa virheet. Muuten sovellus saattaa kerätä kenttiä vain siksi, että ne on helppo lisätä. Erityisen hyödyllinen vinkki on kokeilla ensin tavallisinta tapausta ja yhtä poikkeusta: esimerkiksi normaalin kirjauksen lisäksi tilanne, jossa tieto puuttuu tai tehtävä täytyy jättää kesken. Näin selviää varhain, tukeeko työnkulku arkea vai vain ihanteellista esimerkkitilannetta.

Kuukausien arvo riippuu ylläpidosta

Ensimmäisen käyttökerran helppous ei vielä takaa, että sovellus kestää kuukausien käytön. Työntekijät vaihtuvat, lomakkeiden tarpeet muuttuvat ja alkuperäinen tekijä voi siirtyä muihin tehtäviin. Siksi suunnittelisin sovelluksen niin, että sen tarkoitus ja vastuuhenkilö ovat selvillä jo alusta alkaen. Pienikin sisäinen työkalu tarvitsee jonkun, joka huomaa, kun kenttä tai toimintatapa ei enää vastaa todellisuutta.

Kannattaa myös erottaa kokeilu tuotantokäytöstä. Ensin voi testata rajatulla joukolla ja pyytää käyttäjiä kertomaan, missä he epäröivät tai joutuvat tekemään ylimääräisiä vaiheita. Sen jälkeen on helpompi päättää, mitä muuttaa ja mistä luopua. Jos lomake alkaa kasvaa pitkien lisäyslistojen vuoksi, pysähdy miettimään, palveleeko jokainen kohta päätöstä tai myöhempää työtä. Vähemmän kysymyksiä voi tehdä käytöstä sujuvampaa ja tiedoista vertailukelpoisempia.

Juuri tässä piilee myös ylläpidon hinta: sovelluksen luominen voi tuntua helpolta, mutta organisaation on edelleen huolehdittava siitä, että tieto pysyy järkevänä ja että muutokset eivät riko tuttua työnkulkua. Jos useampi ihminen rakentaa omia ratkaisujaan samaan tarpeeseen, kannattaa sopia yhteisistä käytännöistä ennen kuin rinnakkaisia lomakkeita syntyy liikaa. Muuten helppo aloitus voi johtaa hajanaiseen kokonaisuuteen, jota kukaan ei omista.

Missä Power Apps eroaa tutuista vaihtoehdoista

Monelle ensimmäinen vaihtoehto on tavallinen taulukko, sähköposti tai viestisovellus. Ne ovat usein parempia, kun tarve on satunnainen, käyttäjiä on vähän tai kaikkien pitää muokata tietoa vapaasti. Power Apps on kiinnostavampi, kun samat tiedot kirjataan toistuvasti ja halutaan ohjata käyttäjää yhdenmukaiseen tapaan. Microsoftin ympäristössä työskentelevälle Excel- ja SharePoint-yhteydet voivat helpottaa aloitusta, koska tietoja voi tuoda näistä lähteistä sovellukseen.

Vertailussa kannattaa silti kysyä, tarvitseeko ongelma omaa sovellusta lainkaan. Jos yksi jaettu taulukko ratkaisee asian selkeästi, rakentaminen ja ylläpito voivat olla turhaa työtä. Jos taas taulukon sarakkeet täyttyvät eri tavoilla, tiedot jäävät puutteellisiksi tai niiden kirjaaminen on hankalaa työn lomassa, ohjatumpi käyttöliittymä voi auttaa. Kolmannen osapuolen palveluihin yhdistäminen API-rajapintojen kautta laajentaa mahdollisuuksia, mutta se nostaa samalla suunnittelun ja teknisen osaamisen vaatimuksia.

Kenelle kokeilu sopii – ja kenelle ei

Työkalu sopii parhaiten ihmiselle tai tiimille, jolla on rajattu liiketoiminnan tarve, käytettävissä olevat tiedot ja halu ylläpitää ratkaisua myös ensimmäisen version jälkeen. Aiempi ohjelmointiosaaminen ei ole välttämätön lähtökohta, mutta ongelman ymmärtäminen on. Jos et pysty kuvaamaan, mitä käyttäjän pitäisi tehdä alusta loppuun, sovelluksen rakentaminen ei välttämättä selkeytä prosessia itsestään.

Sen sijaan Power Apps ei ole luontevin valinta, jos etsit valmista yleistä tehtävälistaa omaan käyttöön tai haluat vain tallentaa satunnaisia muistiinpanoja. Tavallinen muistiinpano- tai taulukkosovellus voi silloin olla kevyempi ja nopeampi. Samoin vaativassa, ulkopuolisille käyttäjille suunnatussa tuotteessa kannattaa ensin arvioida, riittävätkö visuaalisesti rakennettavan sovelluksen mahdollisuudet ja organisaation osaaminen. Työkalun joustavuus ei poista tarvetta valita oikeaa ratkaisua.

Mikä Power Apps on?

Ensinnäkin, Power Apps on Microsoftin kehittämä alusta, joka antaa käyttäjille mahdollisuuden luoda omia sovelluksia ilman syvällistä ohjelmointitietoa. Ajattele sitä visuaalisena editorina, jossa voit vetää ja pudottaa elementtejä ja rakentaa toiminnallisuuksia. Se on suunnattu erityisesti yrityskäyttöön, mutta sopii kaikille, jotka haluavat kokeilla sovelluskehitystä omiin tarpeisiinsa.

Käyttäjäystävällisyys ja toiminnallisuudet

Kun asensin sovelluksen, ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sen selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Aloittelijalle tämä on todellinen helmi! Käytettävissä on laaja valikoima valmiita malleja, joilla pääsee nopeasti alkuun. Täältä löytyvät kaikki perusasiat, kuten lomakkeet, taulukot ja kaaviot, ja niiden muokkaaminen on yhtä helppoa kuin palapelin kokoaminen.

Lisäksi Power Apps integroituu saumattomasti muihin Microsoftin palveluihin, kuten Exceliin ja SharePointiin. Tämä tekee datan hallinnasta helppoa, ja voit tuoda tietoja suoraan näistä lähteistä sovellukseesi. Tietysti on hienoa, että voit myös yhdistää kolmannen osapuolen palveluihin API:en kautta, mikä avaa valtavasti mahdollisuuksia.

Omat kokemukset ja luovuuden rajat

Olen kokeillut muutaman erilaisen sovelluksen rakentamista, ja täytyy sanoa, että luovuus on todellakin rajana. Ensimmäisenä rakensin yksinkertaisen tehtävienhallintasovelluksen, joka auttoi minua pysymään kärryillä päivittäisistä tehtävistäni. Kun huomasin, kuinka helppoa se oli, päätin kokeilla jotain haastavampaa – varastoinventaariojärjestelmää. Tämäkin onnistui yllättävän vaivattomasti!

Vaikka Power Apps on suunniteltu erityisesti ei-teknisille käyttäjille, kokeneemmat kehittäjät voivat sukeltaa syvemmälle ja lisätä omia koodinpätkiä, jos haluavat. Tämä antaa lisämahdollisuuksia niille, jotka haluavat viedä sovelluksensa seuraavalle tasolle.

Luovuudesta toimivaksi työtavaksi

Kun ensimmäinen sovellus on valmis, arvioisin sitä käyttäjän näkökulmasta enkä rakentajan innostuksen perusteella. Onko tärkein toiminto helposti löydettävissä? Ymmärtääkö uusi käyttäjä, mitä hänen pitää tehdä ilman suullista opastusta? Jos vastaus on ei, käyttöliittymää kannattaa yksinkertaistaa ennen uusien ominaisuuksien lisäämistä. Tämä on yksi konkreettinen tapa välttää se, että kokeilusta tulee tekijälle mieluisa mutta muille hankala.

Toinen hyödyllinen tapa on pitää alkuperäinen tietolähde ja sovelluksen tehtävä selvästi erillään mielessä. Sovellus voi helpottaa tiedon syöttämistä, mutta huonosti jäsennelty tieto ei muutu laadukkaaksi vain siksi, että se näkyy siistissä lomakkeessa. Testaisin myös muutaman todellisen kirjauksen ennen laajempaa käyttöönottoa: löytyvätkö tarvittavat tiedot myöhemmin, ja osaako käyttäjä korjata virheellisen merkinnän? Näihin kysymyksiin vastaaminen säästää usein enemmän aikaa kuin uuden näkymän hiominen.

Väsymys syntyy usein pienistä kitkoista

Pidempään käytössä suurin rasite ei välttämättä ole itse sovellus, vaan sen ympärille syntyvä työ. Jos käyttäjän pitää ensin avata sovellus, etsiä oikea kohta ja täyttää tarpeettomia kenttiä, hän saattaa palata vanhaan tapaan kirjata asia viestillä tai paperille. Siksi kannattaa tarkkailla, missä kohtaa ihmiset keskeyttävät tai siirtävät kirjauksen myöhemmäksi. Toistuva kiertotapa on merkki siitä, että työnkulku kaipaa muutosta, ei vain muistutusta käyttäjille.

Myös liian kunnianhimoinen ensimmäinen versio voi väsyttää nopeasti. Kaikkien tiimin toiveiden mahduttaminen samaan työkaluun tekee siitä vaikeamman ymmärtää ja ylläpitää. Minä aloittaisin yhdestä selkeästä käyttötapauksesta, pitäisin kokeilun rajattuna ja laajentaisin vasta, kun ensimmäinen osa toimii luotettavasti. Jos tarve muuttuu jatkuvasti tai kukaan ei ehdi vastata ylläpidosta, ratkaisu voi jäädä lyhytikäiseksi, vaikka alku olisi ollut lupaava.

Yhteenveto

Loppujen lopuksi, Power Apps on erinomainen työkalu kaikille, jotka haluavat kokeilla sovelluskehitystä ilman suurta koodauksen oppimiskäyrää. Se tarjoaa riittävästi toiminnallisuuksia ja joustavuutta luoda sovelluksia, jotka vastaavat omia tai organisaation tarpeita. Kokeilin sitä aluksi pienellä varauksella, mutta olen todella vaikuttunut sen mahdollisuuksista ja helppokäyttöisyydestä.

Minulle sen pitkäaikainen arvo ei kuitenkaan synny siitä, kuinka nopeasti ensimmäisen näkymän saa aikaan. Se syntyy siitä, että ratkaisu helpottaa toistuvaa työtä, käyttäjät omaksuvat sen ja joku pitää sen ajan tasalla. Jos käyttö jää satunnaiseksi tai olemassa olevat työkalut hoitavat saman asian jo vaivatta, uusi sovellus ei välttämättä ansaitse paikkaa arjessa. Tämä on hyvä pitää mielessä ennen kuin ryhtyy rakentamaan laajempaa kokonaisuutta.

Jos olet koskaan harkinnut oman sovelluksen luomista tai olet kiinnostunut siitä, miten voisit helpottaa omaa tai tiimisi työelämää, suosittelen lämpimästi tutustumaan Power Apps-sovellukseen. Se voi olla juuri se työkalu, jota et tiennyt tarvitsevasi!